Інтерв’ю з фінансовим консультантом: як оптимізувати бізнес-фінанси

Вікторія Іщенко – директор і засновник компанії «Консалтинг-Топ», яка спеціалізується на бухгалтерському та податковому супроводі бізнесу. Компанія працює з ФОП і юридичними особами, зокрема у сфері торгівлі, виробництва, HoReCa, послуг та IT, а до переліку робіт входять бухгалтерський облік, розрахунок податків, підготовка звітності, кадровий облік і консультаційний супровід.

Для підприємця оптимізація фінансів – це не просто скорочення витрат. Насамперед йдеться про систему, яка дозволяє бачити реальну прибутковість, контролювати гроші, прогнозувати платежі та приймати рішення до того, як виникне касовий розрив.

З чого починати оптимізацію фінансів компанії

Питання: що потрібно перевірити в бізнесі насамперед?

Починати лише з пошуку дешевших постачальників або скорочення персоналу – помилка. Спершу власнику потрібно зрозуміти, як саме компанія заробляє і куди йдуть гроші.

Для базової фінансової діагностики потрібні щонайменше три управлінські звіти:

• звіт про доходи та витрати, який показує прибутковість бізнесу;
• звіт про рух грошових коштів, де видно фактичні надходження та платежі;
• управлінський баланс із активами, боргами, запасами та власним капіталом;

Ці документи вирішують різні завдання. Прибуток не означає, що така сама сума лежить на рахунку.

Саме тому бухгалтерський і управлінський облік не варто змішувати. Закон України № 996-XIV визначає бухгалтерський облік як систему формування інформації про діяльність підприємства для прийняття рішень. Чинну редакцію документа можна перевірити на офіційному сайті Верховної Ради України.

Які фінансові показники потрібно контролювати власнику

Питання: чи достатньо раз на місяць дивитися на виручку і залишок на рахунку?

Ні. Виручка показує масштаб продажів, але майже нічого не говорить про якість фінансової моделі.

В управлінській звітності варто регулярно контролювати:

• валову маржу за товарами, послугами або напрямами;
• операційний прибуток;
• постійні та змінні витрати;
• дебіторську й кредиторську заборгованість;
• оборотність товарних запасів;
• середній строк оплати рахунків клієнтами;
• точку беззбитковості;
• фактичний та прогнозний грошовий потік;

Не обов’язково створювати десятки KPI. Краще мати 7-10 показників, які власник реально переглядає щотижня або щомісяця.

Наприклад, якщо виручка становить 2 млн грн на місяць, а валова маржа – 30%, бізнес отримує 600 тис. грн валового прибутку до врахування адміністративних, маркетингових, фінансових та інших витрат. Якщо після цього компанія витрачає 500 тис. грн, запас прибутковості становить лише 100 тис. грн, або 5% виручки. Зниження маржі всього на кілька процентних пунктів уже може зробити результат від’ємним.

Чому прибутковий бізнес може постійно відчувати нестачу грошей

Питання: звідки береться касовий розрив, якщо компанія працює з прибутком?

Причина часто ховається в оборотному капіталі.

Компанія може продати товар на 500 тис. грн і відобразити дохід, але дати клієнту 45 днів на оплату. Водночас постачальнику потрібно заплатити через 10 днів, зарплату – наприкінці місяця, а податки – у встановлений законодавством строк.

На папері є прибуток. На рахунку грошей бракує.

Щоб зменшити ризик касових розривів, фінансову роботу можна побудувати так:

1. Скласти платіжний календар щонайменше на 4-8 тижнів.
2. Розподілити платежі за критичністю та строками.
3. Визначити очікувані дати надходжень від кожного великого клієнта.
4. Встановити ліміти дебіторської заборгованості.
5. Порахувати мінімальний резерв ліквідності.
6. Щотижня оновлювати прогноз руху коштів.

Навіть проста таблиця часто показує проблему раніше, ніж банківський рахунок. А це вже дає час домовитися з клієнтом, постачальником або банком.

Як працювати з дебіторською заборгованістю

Питання: що робити, якщо клієнти платять із затримкою?

Дебіторська заборгованість фактично означає, що бізнес фінансує своїх покупців власними коштами. Чим довший строк оплати, тим більше грошей вилучено з обороту.

Потрібно аналізувати не тільки загальну суму боргу, а й його структуру за строками: до 30 днів, 31-60, 61-90 та понад 90 днів. Для великих клієнтів варто встановлювати кредитні ліміти й окремо оцінювати платіжну дисципліну.

Якщо компанії потрібна ліквідність, одним із варіантів може бути факторинг. На Poshuk.info є окремий матеріал про те, чим факторинг відрізняється від кредиту для бізнесу та як такі операції відображаються в обліку.

Чи означає оптимізація фінансів скорочення витрат

Питання: які витрати потрібно скорочувати першими?

Не найдорожчі, а неефективні.

Оренда на 100 тис. грн може бути економічно виправданою, якщо локація генерує 700 тис. грн маржинального доходу. Водночас рекламний канал із бюджетом 30 тис. грн може бути збитковим, якщо не приводить клієнтів із достатньою маржею.

Тому перед скороченням витрат їх варто розділити:

• витрати, які безпосередньо створюють виручку;
• витрати, необхідні для підтримки операційної діяльності;
• витрати, які можна переглянути без падіння доходу;
• витрати, економічний ефект яких компанія не вимірює;

Після такої класифікації оптимізація стає точнішою. Бізнес не просто «урізає бюджет», а прибирає витрати з низькою віддачею.

Податкова оптимізація – тільки в межах законодавства

Питання: чи можна оптимізувати податки без додаткових ризиків?

Податкове планування має починатися з перевірки реальної бізнес-моделі: обороту, видів діяльності, структури витрат, працівників, контрагентів, ПДВ та організаційно-правової форми.

Штучне дроблення бізнесу, фіктивні операції або документи без реального господарського змісту не можна вважати нормальною фінансовою оптимізацією.

Якщо компанія хоче переглянути бухгалтерську модель, на Poshuk.info доступна категорія бухгалтерських послуг для ФОП і ТОВ. Перед зміною податкової схеми також варто перевірити первинні документи та можливі ризики перевірки ДПС – цьому присвячена окрема покрокова інструкція з підготовки до податкової перевірки.

Коли бізнесу потрібен фінансовий консультант

Питання: які сигнали показують, що внутрішньої бухгалтерії вже недостатньо?

Бухгалтер відповідає передусім за правильний облік і звітність. Фінансове управління відповідає на інші запитання: де компанія заробляє, де втрачає маржу, скільки грошей потрібно для зростання та які рішення можна профінансувати без втрати ліквідності.

Звернення до консультанта доцільно розглядати, коли:

• виручка зростає, а грошей постійно не вистачає;
• власник не знає прибутковість окремих напрямів;
• регулярно виникають касові розриви;
• дебіторська заборгованість зростає швидше за продажі;
• компанія планує кредит, інвестиції або масштабування;
• потрібно переглянути систему оподаткування та фінансову структуру;
• управлінська і бухгалтерська звітність показують різні результати;

НБУ також зазначає, що українські банки продовжують нарощувати кредитування бізнесу, а значну частину корпоративного портфеля формують кредити малому та середньому бізнесу. Це робить якість фінансової звітності, прогноз грошового потоку та розуміння боргового навантаження особливо важливими при залученні зовнішнього фінансування. Актуальну оцінку фінансового сектору публікує Національний банк України у Звіті про фінансову стабільність.

Питання: якою має бути практична мета оптимізації фінансів?

Не «платити менше за все». Мета – зробити фінансовий результат передбачуваним.

Власник має розуміти, скільки компанія заробляє на кожному ключовому напрямі, який обсяг грошей потрібен у наступні 30-90 днів, де накопичуються збиткові витрати та як зміниться результат, якщо продажі, маржа або курс зміняться.

Саме така оптимізація фінансів перетворює бухгалтерські цифри на інструмент управління бізнесом.