Бухгалтерія для IT-ФОП і IT-компаній: що потрібно знати після реєстрації

Бухгалтерія для IT-ФОП після реєстрації

Після відкриття ФОП варто одразу перевірити групу єдиного податку, КВЕДи, дату переходу на спрощену систему, підприємницький рахунок і реквізити для сплати податків. Для IT-фахівців, які працюють з іноземними компаніями, найчастіше підходить третя група. Друга група має обмеження щодо отримувачів послуг, тому для зовнішньоекономічних IT-контрактів вона зазвичай не підходить.

У 2026 році для ФОП третьої групи діють такі базові показники:

• єдиний податок – 5% доходу без ПДВ або 3% доходу для платника ПДВ;
• військовий збір – 1% отриманого доходу;
• мінімальний ЄСВ – 1 902,34 грн на місяць за відсутності законної підстави для звільнення;
• ліміт доходу – 10 091 049 грн на рік;

Ці суми актуальні станом на 27 жовтня 2026 року. ДПС України підтверджує ставки 5% або 3% з ПДВ, військовий збір 1% та зазначений річний ліміт для третьої групи.

Що налаштувати до першої декларації

Коли є валютні надходження, кілька клієнтів або регулярні платежі, облік краще не відкладати до кінця кварталу. Бухгалтерські послуги доцільно підключити ще до першого звітного періоду, щоб одразу правильно побудувати документообіг і податковий календар.

Після реєстрації варто пройти п’ять кроків:

1. Перевірити витяг з реєстру платників єдиного податку та дату набуття статусу.
2. Звірити КВЕДи з фактичними послугами: програмуванням, тестуванням, дизайном, консалтингом або адмініструванням.
3. Відкрити окремий підприємницький рахунок і налаштувати збереження банківських виписок.
4. Визначити порядок обліку валютних надходжень.
5. Створити календар декларацій та платежів.

Цього достатньо, щоб базовий облік не перетворився на відновлення операцій заднім числом.

Як рахувати валютний дохід IT-ФОП

Дохід в іноземній валюті для платника єдиного податку перераховують у гривні за офіційним курсом НБУ на дату отримання коштів. Саме дата зарахування доходу, а не дата інвойсу чи подальшого продажу валюти, впливає на суму, яка потрапить до обліку.

Для кожного іноземного клієнта варто зберігати:

• договір або оферту;
• інвойси та підтвердження наданих послуг;
• банківські виписки;
• інформацію про дату і суму фактичного надходження коштів;

Такий комплект допомагає звірити податковий дохід з банком і пояснити походження коштів у разі запиту.

Строки звітності та сплати податків

ФОП третьої групи подає декларацію протягом 40 календарних днів після завершення кварталу. Єдиний податок і військовий збір сплачують протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. ЄСВ за себе сплачують за квартал до 20 числа місяця, що настає за відповідним кварталом.

Якщо ФОП має працівників, з 1 січня 2026 року Податковий розрахунок з ПДФО, військового збору та ЄСВ подається щокварталу з помісячною деталізацією. Для юридичних осіб така звітність залишається щомісячною.

Чи потрібен РРО

Для прямого переказу від клієнта на поточний рахунок за реквізитами IBAN РРО або ПРРО не застосовується. Якщо оплата проходить карткою, через еквайринг або інший платіжний інструмент, правила можуть відрізнятися.

Тому формат приймання платежів варто визначити до підключення платіжної форми чи онлайн-сервісу. Сам факт безготівкової оплати ще не завжди означає, що РРО не потрібен.

Бухгалтерія для IT-компанії

ТОВ має інший рівень обліку. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зобов’язує підприємства вести бухгалтерський облік, фіксувати господарські операції первинними документами та складати фінансову звітність.

Після реєстрації компанії потрібно організувати:

• облікову політику та робочий план рахунків;
• оформлення договорів, інвойсів, актів та інших первинних документів;
• облік банківських і валютних операцій;
• нарахування зарплати та інших виплат;
• податкову і фінансову звітність;
• контроль дебіторської та кредиторської заборгованості;

Для ТОВ цього не можна відкладати до кінця року. Дані мають потрапляти до обліку в міру здійснення операцій.

Яку систему оподаткування може обрати IT-компанія

Звичайне ТОВ на загальній системі сплачує податок на прибуток за базовою ставкою 18%. Якщо юридична особа відповідає вимогам третьої групи та вкладається у ліміт 10 091 049 грн, вона може застосовувати єдиний податок 5% або 3% з ПДВ. Для юридичних осіб третьої групи у 2026 році також діє військовий збір 1% від доходу.

Дія.City

Для IT-компаній окремою моделлю є резидентство Дія.City. Резидент може обрати 9% податку на визначені операції або залишитися на податку на прибуток 18%. Для виплат працівникам і гіг-спеціалістам режим передбачає 5% ПДФО, 5% військового збору та ЄСВ у розмірі 22% від мінімальної зарплати за умов, установлених законодавством.

Працівники, підрядники та ФОП

Трудовий договір, гіг-контракт, цивільно-правовий договір і співпраця з незалежним ФОП мають різні правила оподаткування та документування. Перед першою виплатою потрібно визначити статус виконавця і те, хто виконує функції податкового агента.

Перевірка має охопити п’ять питань:

1. Який правовий статус має виконавець.
2. Які податки потрібно утримати або нарахувати.
3. Який документ підтверджує виконання робіт чи надання послуг.
4. За який період операція потрапляє до обліку.
5. У якій формі звітності її потрібно показати.

Для звичайних найманих працівників роботодавець утримує 18% ПДФО та 5% військового збору, а також нараховує ЄСВ за ставкою 22% з урахуванням установлених правил бази нарахування.

Первинні документи та електронний документообіг

Первинні документи можуть бути паперовими або електронними. Для компанії важливо, щоб документ дозволяв ідентифікувати операцію, її дату, зміст, обсяг і сторони. Для міжнародних IT-контрактів окремо контролюють валюту договору, порядок приймання послуг, дату визнання доходу та курсові різниці.

Найчастіше проблеми виникають через кілька типових ситуацій:

• фактична діяльність не відповідає зареєстрованим КВЕДам;
• особисті та підприємницькі платежі змішуються;
• валютний дохід відображається за неправильною датою або курсом;
• ліміт третьої групи контролюють лише наприкінці року;
• на загальній системі пропускають момент обов’язкової ПДВ-реєстрації;
• у ТОВ відсутні первинні документи за частиною операцій;
• працівників або підрядників оформлюють не відповідно до фактичної моделі співпраці;

Щомісячна звірка оборотів, податків і документів значно спрощує квартальну та річну звітність.